ASÍ QUE… ¿QUÉ TAL SI COMENZAMOS A PLANEAR?

La situación por la que estamos pasando actualmente a nivel mundial, nos ha dejado en pausa. La incertidumbre de un final para la pandemia del Covid-19 se incrementa a diario, ya que no hay datos que nos permitan definir la fecha de un “nuevo comienzo”.

Pero esto no quiere decir que todos nuestros planes también tengan que parar, por ahora, debemos tener un receso de actividades. Sin embargo, nuestras mentes continúan creando las mejores experiencias que traeremos para ustedes.

Así que… ¿qué tal si comenzamos a planear?

Empecemos a soñar con ese momento en que volveremos a encontrarnos para abrazarnos, para celebrar la vida y el amor.

Y para esto, hoy queremos entregarte una información que nos funciona muy bien cuando tenemos un evento en nuestros planes pero sin una fecha definida. Así que toma papel y lápiz y comienza a checkear lo que puedes incluir en tu radar de acción:

1. Event planner. ATENCIÓN: esto es importantísimo. Algunas veces creemos que todo lo podemos hacer nosotros mismos. Y seguro lo podemos lograr. Sin embrago, es importante reconocer aquellas cosas en las que realmente debemos enfocarnos y aquellas que podemos delegar en manos expertas. Esto te alivianará muchas cargas y podrás cumplir el principal propósito: que vivas un momento especial.

Cuenta con nosotros para esto, y permítenos crear momentos especiales para ti. En este link nos podrás conocer: sandraacosta.com.co/quienes-somos/

2. Fecha. Este es considerado uno de aspectos más importantes al momento de planear; la realidad es que por ahora, no lo tendremos. Para hacer funcionar este actividad, generaremos una fecha estimada y sobre esta vamos a trabajar. Hay una fórmula que nos permitirá fluir rápidamente cuando por fin la tengamos: y será contar semanas. Saber cuántas semanas antes de la fecha estimada, debemos tener finalizada cada actividad, será la clave.

Mira este ejemplo:

• El vestido (incluyendo tiempo de ajustes en caso de ser necesario) debe estar listo 3 semanas antes del evento.
• La locación debe haber sido definida 2 semanas antes del evento.
• El DJ debe estar confirmado 2 semanas antes del evento.

3. Lista de Invitados: Aunque nos gustaría estar acompañados de todos nuestros seres queridos, debemos ser conscientes que la situación mundial va a cambiar. Es posible que, aunque el confinamiento se acabe para algunos grupos poblaciones, para otros no; quizá, entre estos tengamos a personas con un rango de edad especifico o con residencia en otro país, y no puedan asistir.

Así que, haz una lista de aquellos invitados que veas que tengan mayor probabilidad de asistir, y, marca tentativamente a los que pudieran no estar. Y  no te preocupes que para ellos, encontraremos la manera de hacerlos vivir el momento, aunque sea en la distancia.

4. Locación: Lo ideal es que escojamos un grupo de locaciones que nos gusten y sea posible realizar nuestro evento. Dales un orden de prioridad y cuando tengamos por fin la fecha definida, comenzaremos a explorarlos en ese orden y confirmar la disponibilidad del mismo.

Para ayudarte con este puntos, te dejamos el link de nuestras locaciones recomendadas en el Eje Cafetero. sandraacosta.com.co/locaciones/

5. Decoración: De un tiempo para acá ha crecido la variedad de temáticas que podemos aplicar a los eventos, dando como resultado que cada uno sea único. Aunque el tipo de decoración puede ir de la mano del clima, el paisaje, la celebración, eres tú quien toma la decisión más acorde a tu gusto. Hay un gran universo de dónde escoger, como eventos clásicos, románticos, típicos, botánicos, en fin, deja volar tu imaginación.

Al tener definido el tipo de evento que vas a realizar, puedes diseñar el dress code para los invitados.

Acá podrás encontrar diferentes tipos de decoraciones que hemos hecho realidad.  sandraacosta.com.co/bodasyeventos/

6. Catering. Sí seguiste nuestro concejo y decidiste trabajar junto a un event planner, pídele que te ayude con propuestas de un maravilloso menú. Si lo estas planeando tú, busca posibles proveedores (ojalá recomendados) de servicios de catering y comienza a definir el menú que quieres tener.

Recuerda que ya tienes el aproximado de número de invitados y el tipo de decoración, esta información te ayudará a definir un menú acorde a esta experiencia.

Tip: Recuerda tener presente el servicio de meseros, bartender y atención del evento.

7. Presupuesto. Contar con un documento en donde lleves este registro, es una de las cosas más importantes a la hora de planear tu evento. Aquí registrarás todo el presupuesto de costos y así, podrás tener control sobre los pagos para hacer este evento realidad.

Tip: Excel es una herramienta que te permitirá tener todo en perfecto orden y a la mano.

Planear tu evento es una oportunidad para soñar y visualizar estos momentos especiales. Cuando te sientes a hacerlo, crea un espacio especial, prepárate un café o sírvete una copa de vino y conéctate con la emoción del momento.

Y aunque ahora quizás se hayan pausado tus planes, recuerda que no estás sol@. Entre todos nos apoyaremos para seguir adelante y hacer muchos sueños realidad.

Camila Jaramillo Jaramillo

Event Planner en Sandra Acosta Event Planner